Cuatro indicadores de compras que caben en una hoja
Desvío del costo puesto, días de atraso, defectos y precio por unidad: cómo calcular cada indicador por pedido y qué hacer con el resultado.
Con cuatro indicadores de compras por pedido sabes si tus compras mejoran o empeoran: el desvío del costo puesto, los días de atraso, el porcentaje de unidades defectuosas y la variación del precio por unidad. Salen de documentos que ya tienes y caben en una hoja de cálculo.
Sin un departamento de compras, nadie compara el pedido de hoy con el de hace seis meses. Cada pedido se juzga solo y por separado parece aceptable. La tendencia es la que avisa, y para verla hay que anotar los mismos datos, siempre de la misma forma. Eso es procurement: comprar bien una y otra vez, que es distinto de encontrar un buen proveedor.
Una fila por pedido con datos que ya tienes
Al cerrar cada pedido, agrega una fila. Los datos están en tu correo, en tu chat con el proveedor y en las facturas.
| Dato | De dónde sale |
|---|---|
| Costo puesto cotizado | Tu cuenta antes de pagar el anticipo, armada como en la cuenta de FOB a costo puesto |
| Costo puesto real | Factura de la fábrica, factura del flete y liquidación de tu despachante, sumadas |
| Fecha prometida y fecha real de producción terminada | La orden de compra y el mensaje donde el proveedor avisó que estaba lista |
| Unidades recibidas y unidades defectuosas | El conteo en tu bodega, no el del proveedor |
| Precio por unidad | La orden de compra |
Indicador 1: cuánto se desvió el costo puesto
Resta el costo puesto cotizado del real y divide la diferencia por el cotizado. Si cotizaste 24.000 dólares puestos en tu bodega y la suma final fue 24.600, el desvío es 600 sobre 24.000: 2,5 %.
Un desvío chico es normal, porque siempre aparece algún recargo. Preocupa el que crece de un pedido al siguiente: señala gastos que la cotización no incluía, como días de demora en puerto, recargos del flete o almacenaje. Como punto de partida, revisa todo pedido que pase de 5 %. Es un umbral para arrancar y no una norma; ajústalo con tus propios datos.
Indicador 2: cuántos días se atrasó la fábrica
Resta la fecha prometida de producción terminada de la fecha en que el proveedor avisó que estaba lista, contando los días desde el anticipo. Si prometió el día 35 y avisó el día 41, son 6 días de atraso. Anota también la causa que dio: falta de material, una máquina descompuesta, un feriado.
Un atraso suelto se perdona. La misma causa tres veces seguidas, no. Si la causa es un feriado, el calendario chino te permitía verlo antes de fijar la fecha. Para empezar, tolera hasta 3 días y marca lo que pase de ahí.
Indicador 3: qué porcentaje llegó defectuoso
Cuenta en tu bodega las unidades que no puedes vender como producto de primera y divídelas por las unidades recibidas. Con 5.000 recibidas y 100 defectuosas, el indicador es 2,0 %.
Compáralo con el informe de la inspección previa al embarque. Si el inspector aprobó el lote y tu conteo muestra bastante más defecto del que él registró, pregunta cuándo y cómo se inspeccionó. Un lote puede aprobar el muestreo y llegar mal, como explica la nota sobre el AQL.
Indicador 4: el precio por unidad entre pedidos iguales
Compara el precio por unidad de dos pedidos con la misma especificación. Una subida necesita una explicación escrita: materia prima, tipo de cambio, un cambio que pediste tú. Una baja también la necesita. Un proveedor que rebaja sin que nadie se lo pida puede estar compensando con un material o un proceso más barato. Qué pasa con una cotización muy por debajo del mercado a lo largo de tres pedidos se explica en la nota sobre la cotización 20 % más barata.
Como regla de partida, pide una explicación ante cualquier cambio de más de 3 %.
Los tres pedidos en una sola mirada
Supón que compras las mismas cajas organizadoras de plástico, 5.000 unidades por pedido. Estos son tus últimos tres pedidos, con cifras de ejemplo:
| Pedido | Desvío del costo puesto | Días de atraso | Unidades defectuosas | Precio por unidad |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2,5 % (600 sobre 24.000) | 0 | 2,0 % (100 de 5.000) | 3,80 USD |
| 2 | 7,0 % (1.680 sobre 24.000) | 6 | 3,5 % (175 de 5.000) | 3,80 USD |
| 3 | 10,0 % (2.300 sobre 23.000) | 12 | 6,0 % (300 de 5.000) | 3,60 USD |
Ninguna fila alarma por sí sola. La columna completa sí: el desvío pasó de 2,5 % a 10,0 %, el atraso de 0 a 12 días y los defectos de 2,0 % a 6,0 %, mientras el precio bajaba de 3,80 a 3,60 dólares (5,3 % menos). Los cuatro indicadores apuntan al mismo lado, el de un proveedor que recorta en algún lugar.
Antes del pedido 4, esos números te dan algo concreto que pedir: una inspección durante la producción, la explicación escrita de la baja de precio y una cotización con los gastos en destino incluidos. Si el proveedor no mejora, la nota sobre renegociar o cambiar de proveedor te ayuda con el paso siguiente.
Lo que todavía no conviene medir
Hay indicadores que suenan serios y aún no te sirven:
- El ahorro contra un precio de referencia. Sin un punto de partida confiable, el resultado depende del número que elijas.
- La cantidad de proveedores. Tener más no es mejor ni peor; depende del producto.
- Cualquier promedio de menos de cinco pedidos. Con tres pedidos lees una tendencia, no una cifra estable.
Cuando la hoja tenga cinco o seis pedidos, suma una segunda pestaña con una fila por proveedor, como en la planilla para controlar a tus proveedores chinos. Si trabajas con un agente de compras, pídele estos cuatro datos al cierre de cada pedido. La hoja sigue siendo tuya.
