Tu inspección salió mal: cuatro decisiones de esa misma semana
Llega el informe con el lote no aprobado. Las cuatro decisiones, en orden, que evitan pagar de más o perder el buque.
Llega el informe con el resultado «no aprobado». Antes de escribirle al proveedor, toma cuatro decisiones en este orden: qué falló, qué remedio pides, quién paga y qué haces con el saldo y con la reserva del buque. Cada una limita la siguiente.
Todo cabe en cinco días hábiles. Si se deja para el viernes, ya no hay margen: el saldo sigue pendiente, las promesas son verbales y el buque está a punto de zarpar.
Decisión 1 (día 1): ¿falló la muestra o falló el proceso?
Antes de hablar con la fábrica, lee el informe con tres preguntas.
- Criterio: ¿el inspector aplicó la lista de defectos y el AQL que acordaste? Si la fábrica discute qué es un «defecto mayor», es un problema de definición y se resuelve con el documento original del pedido.
- Distribución: ¿los defectos están concentrados en unas pocas cajas o repartidos en todas? Concentrados suele indicar un turno o una línea. Repartidos apuntan al proceso, y si no se corrige la causa, el próximo lote repite el defecto.
- Gravedad: ¿es estético, funcional o de seguridad? Un defecto de seguridad cambia todo lo que sigue. Nada se embarca ni se vende hasta revisar unidad por unidad, como se explica en inspección al 100 % o por muestreo.
Pide al inspector las fotos de cada defecto con el número de caja. Sin ellas, la discusión con el proveedor queda en memoria contra memoria.
Decisión 2 (días 1 y 2): qué remedio pides
| Remedio | Encaja cuando | Debe quedar escrito |
|---|---|---|
| Selección unidad por unidad | El defecto se ve o se prueba rápido y las piezas malas se pueden separar | Quién selecciona, cuántas unidades por día y que las separadas se reponen |
| Retrabajo | El defecto se corrige sin dañar la pieza (apretar, cambiar un accesorio, reembalar) | Qué se corrige y cómo se verifica |
| Aceptar con rebaja | Defecto menor que no afecta el uso ni la venta, y el plazo no admite espera | El porcentaje de rebaja, antes de embarcar |
| Rechazar o cancelar | Defecto crítico, o un defecto de proceso que ya se repitió | Qué pasa con el anticipo, según lo que diga el contrato |
Los remedios se combinan: selección para separar las unidades malas del lote y retrabajo para recuperar las que se puedan. La última fila de la tabla solo funciona si la cláusula existía antes del problema. Si tu contrato no dice qué pasa con el anticipo ante un rechazo, las cláusulas que sí se pueden hacer cumplir te sirven para el próximo pedido.
Decisión 3 (días 2 y 3): quién paga y quién reinspecciona
El primer mensaje al proveedor es corto y neutro. Adjunta las fotos, nombra el defecto con las palabras del pedido y pide una respuesta en 48 horas. Todavía no menciones descuentos ni cancelación: primero necesitas su explicación.
Pide un plan correctivo por escrito, en un correo y no en el chat: causa del defecto, acción, fecha y cantidad de unidades afectadas. Si responde con disculpas pero sin causa, lo más probable es que todavía no la conozca.
La reinspección es del mismo lote, con una muestra nueva elegida al azar, la misma lista de defectos y el mismo AQL. Si el fallo es de la fábrica, la paga ella. Si se niega, ya tienes información para decidir si renegocias o cambias de proveedor.
Una trampa frecuente es que la fábrica proponga reinspeccionar con su propio equipo de calidad. Sirve como control interno, pero no como reinspección. La hace la misma empresa que emitió el informe, u otra independiente.
Decisión 4 (días 4 y 5): el saldo y el buque
El saldo se libera con la reinspección aprobada. Si ya pagaste todo por adelantado, pierdes ese poder y la lección queda para el siguiente pedido.
Con la reserva del buque hay tres caminos. Mantenerla, si el retrabajo cabe antes del cierre de carga. Moverla a la siguiente salida, tras preguntar a tu forwarder si tiene costo. O embarcar ahora solo las cajas ya aprobadas y dejar el resto para el siguiente buque. Si el atraso ya ocurrió, qué hacer cuando el buque se atrasa cubre lo que sigue.
Una cuenta con un lote de 3.000 unidades
Supón 3.000 unidades a 8 dólares: 24.000 dólares. Se pagó un anticipo del 30 % (7.200) y quedan 16.800 de saldo. Con nivel general II y AQL 2,5, la norma ISO 2859-1 pide revisar 125 unidades, acepta hasta 7 defectos mayores y rechaza desde 8. El inspector encuentra 11.
11 de 125 es el 8,8 %. Aplicado al lote, serían unas 264 unidades. Pero con una muestra de 125 el porcentaje real puede andar entre el 5 % y el 15 % (de 150 a 450 unidades). Con la muestra se sabe que hay más defectos de los aceptables, pero la cifra exacta queda abierta.
| Remedio | Cuenta | Resultado |
|---|---|---|
| Selección de las 3.000 unidades | 3.000 × 0,15 dólares por unidad (supuesto) | 450 dólares, a cargo de la fábrica |
| Aceptar con rebaja | 264 unidades × 8 dólares | 2.112 dólares (entre 1.200 y 3.600 según el defecto real) |
| Saldo retenido hasta la reinspección | 24.000 − 7.200 de anticipo | 16.800 dólares sin liberar |
La rebaja tiene la ventaja de que no pide tiempo. La selección cuesta menos y, además, quita el riesgo de que las unidades malas lleguen a tu cliente.
Lo que conviene evitar esa semana
- Aceptar un «lo arreglamos en el próximo pedido» sin nada por escrito.
- Cambiar el AQL o la lista de defectos para que el lote apruebe.
- Liberar el saldo para «destrabar» la situación.
- Dejar que la fábrica reinspeccione sola.
Todo acuerdo de la semana va a un correo que resuma el defecto, el remedio, la fecha y quién paga.
