Los siete documentos que un proveedor real muestra sin dudar
Siete documentos que un proveedor chino que fabrica y exporta tiene a mano, qué debe figurar en cada uno y con qué cruzarlo antes de pagar.
Un proveedor que fabrica y exporta tiene estos siete documentos a mano porque los usa para trabajar con su banco y con otros compradores. Puede tapar precios o nombres de clientes, pero no debería negarse a mostrar el resto.
Ninguno de los siete prueba algo por sí solo. Un archivo se falsifica con facilidad o se toma prestado de otra empresa. Lo que sirve es que el mismo nombre, la misma dirección y el mismo código aparezcan en todos.
Los siete documentos
| Documento | Qué debe figurar | Con qué lo cruzas |
|---|---|---|
| 1. Licencia comercial (营业执照) | Nombre legal en chino, código de 18 caracteres, domicilio, capital registrado, fecha de constitución, objeto social | El registro público y el nombre de la proforma |
| 2. Datos bancarios de la empresa | Titular de la cuenta, banco, sucursal y código SWIFT | Que el titular sea la empresa de la licencia |
| 3. Factura proforma con sello | Nombre legal, dirección, producto, precio, plazos y sello rojo de la empresa | Nombre y dirección de la licencia |
| 4. Certificado de gestión de calidad | Número, organismo emisor, vigencia y alcance | El canal de verificación del organismo |
| 5. Informe de ensayo del producto | Laboratorio, número, fecha y muestra ensayada | Que sea el mismo modelo que compras |
| 6. Documentos de un envío anterior | Factura comercial y lista de empaque, con cliente y precio tapados | Que el exportador tenga el mismo nombre legal |
| 7. Especificación firmada y sellada | Medidas, materiales, empaque y tolerancias del pedido | La muestra aprobada |
Cómo leer la licencia comercial
La versión de la licencia vigente desde 2019 lleva un código QR que remite al sistema nacional de información de crédito empresarial (国家企业信用信息公示系统, gsxt.gov.cn), de consulta pública y gratuita. Allí puedes buscar la empresa por su nombre exacto en chino o por el código de 18 caracteres y comparar lo que el sistema muestra con el papel.
Lee además estos campos, que se contrastan con otros documentos:
- Fecha de constitución. Una empresa creada hace tres meses que dice fabricar desde hace veinte años necesita una explicación.
- Domicilio. Debe coincidir con la dirección de la proforma y con lo que muestra la cámara.
- Objeto social. Si enumera comercio y no producción, vuelve a la pregunta sobre qué hacen en la planta.
- Capital registrado. Es una cifra declarada. Cuánto está pagado de verdad no figura en el papel: eso lo da un reporte societario.
El código de 18 caracteres (统一社会信用代码) mezcla números y letras mayúsculas, pero nunca usa las letras I, O, Z, S ni V. Si ves una de ellas, el código está mal copiado o inventado. El último carácter es de control, y los caracteres 3 a 8 indican la zona donde se registró la empresa, que puede ser distinta de la zona donde está la planta.
El sitio está en chino y puede pedir verificaciones que se complican desde fuera. Si no logras la consulta, un reporte societario incluye esa búsqueda y agrega datos que el papel no muestra, como capital desembolsado, juicios y empresas vinculadas.
El cruce de nombres
El valor de los siete está en compararlos. El mismo nombre legal en chino debe aparecer en la licencia, en la proforma, en el titular de la cuenta, en el certificado de calidad y en los documentos de envíos anteriores.
- Cuenta a nombre de una persona o de otra empresa. Pide que el titular sea la propia empresa de la licencia y frena el pago hasta tener una explicación escrita.
- Proforma con un nombre distinto al de la licencia. Puede ser una empresa hermana legítima o un intermediario. Pide que lo aclaren por escrito y con documentos.
- Certificado a nombre de otra razón social. Aunque el número sea real, no es de ese proveedor. La nota sobre cómo comprobar certificados ISO y CCC explica el paso a paso.
Los dos documentos que más se saltan
Los documentos 6 y 7 se piden menos que los demás y aportan datos que los otros cinco no dan.
En la factura comercial de un envío anterior, el campo del vendedor (el exportador) muestra qué empresa figura realmente en la operación. Si ese nombre no es el de la licencia, quien factura es otra empresa, y conviene saber cuál y por qué. En la lista de empaque ves cuántas cajas, con qué peso y qué medidas, una referencia útil para comparar con tu propio pedido.
La especificación firmada y sellada funciona en sentido inverso: es el proveedor quien se compromete. Si acepta tu especificación de palabra y no quiere firmarla, ya sabes cuánto piensa responder por ella. Será el anexo de tu orden de compra, como se explica en el acuerdo de compra que sí se puede hacer cumplir.
Qué pueden tapar y qué no
Un proveedor tiene motivos legítimos para proteger información de otros compradores. Puede tapar los precios y el nombre del cliente en los documentos de envíos anteriores, y los datos personales de sus empleados.
No debería tapar su nombre legal, el código de la licencia, el titular de la cuenta, el número y la fecha de los certificados ni el sello. Si lo tapa, el documento deja de servir para el cruce.
Si se resiste o te apura
Tardar un día en reunir los documentos es normal. Deben despertar dudas las respuestas vagas a pedidos concretos, las fotos borrosas en lugar de archivos completos y la presión de «pagar hoy para mantener el precio».
Si pasa eso, no avances al anticipo. Reúne primero lo que falta y súmalo a la lista de control antes de aprobar un proveedor nuevo. Si ya pagaste y los documentos no cierran, la nota sobre las primeras 48 horas ante una sospecha de estafa te da el orden de los pasos.
